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(一)学术交流活动服务程序
发布时间:2014-09-25

1.联系人(指邀请专家、教授来学院作学术报告的具体负责人)在邀请的专家、教授来访前一周将接送的具体时间地点、住宿酒店、其他活动安排等通知学院办公室。

2.学院办公室报请学院主管领导审批后,组织协调学术活动的相关工作。

3.联系人负责来访专家、教授的接送、住宿酒店和其他活动安排。

4.联系人或指定另一负责老师或学生在学术报告的前2~3天到学院办公室办理使用会议室的登记,填写《药学院会议室使用登记表》。

5.联系人在学术报告的前2~3天将学术报告题目、报告人、时间、地点、专家教授简介等内容设计成学术海报的格式发至学院指定的邮箱内(办公室主任邮箱),同时电话告知学院办公室。

6.学院办公室通知科研秘书制作学术海报并张贴在相关学院,如医学院、第一临床医学院、生科院和药学院,同时上报学校科研处,办理在学校网页发布信息等。

7.办公室在学术报告的前一天在学院电子显示屏上再次发布学术报告信息,行政秘书准备会议室(电脑、音响、激光笔、茶水、空调等)。

8.联系人会同研究生或本科生工作秘书协商,并通知研究生或本科生参加学术报告活动。

9.联系人或指定另一负责老师或学生在学术报告开始前一小时到学院办公室领取钥匙开门,做好电脑、投影仪开机、拷贝PPT等工作。行政秘书做好其它服务工作。

10.学术报告结束后,联系人及时归还钥匙并告知行政秘书,行政秘书应及时关好门窗、关闭电源、整理桌椅和地面保洁。

11.学术报告当天,学院在校内宴请作学术报告的专家教授一次,由学院办公室负责安排。

12.联系人在学术报告结束后的三日内,将学术交流活动报道文字稿和图片发送到办公室指定邮箱(同上)。报道稿经学院领导审核签字后,由办公室主任发送到学院或学校网站上发表。

13.学术交流活动经费除从教师科研项目对应部分中支出外,联系人也可向学校科技处申请。

具体申请程序如下:

(1)前一年底(约12月中旬)由各系、所、中心等院内单位负责人指定专人填报《药学院××××年度学术交流活动经费预算表》提交学院科研秘书,汇总后,由科研主管院长审定。

(2)汇总的《药学院××××年度学术交流活动经费预算表》提交学校科技处,科技处将对申请的预算进行审核,并通知批复情况。

(3)举办学术报告(讲座)时,联系人需提前一周在科技处网站下载填写《暨南大学学术讲座经费资助申请表》。下载路径:科技处网站http://kjc.jnu.edu.cn/→下载中心→其它→《暨南大学学术讲座经费资助申请表》。

(4)联系人将申请表上报学院科研主管院长审核签字后,由科研秘书提交科技处综合科。

(5)如获批准,此申请表交由科研秘书并与报销票据一并提交科技处综合科进行相关报销事宜。