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(四)外事来访服务程序
发布时间:2014-09-25

1.根据学校国际交流与合作处的通知,于头年年底(约12月份)学院外事工作秘书组织各部门申报下年度中、短期外专来访计划,汇总后向学校国际交流与合作处提交,并向国家外专局进行项目经费申请。

2.联系人(指邀请外宾的具体负责人)在外宾来访前两周在学校国际交流与合作处网页上下载并填写《来访人员申请表》或者《短期外专申请表》,经所在系(所)签署意见后送学院外事秘书。

3.外事秘书在外宾来访前10天,按经费的出处(国际交流与合作处、国家外专局或其它的经费支持)分别报送学院领导或者学校国际交流与合作处审批,并将批复结果告知联系人。

4.联系人将来访人员具体的来校时间、地点、住宿酒店等信息提交给外事秘书,并注明是否需要协助安排来访期间的住宿、陪同等工作。安排做学术报告的必须提交报告人的简历和报告题目给学院办公室。

5.学院办公室负责落实学术报告宣传和报告会场,包括会场横幅、投影仪、激光笔、电脑、音响、茶水、空调等事宜。

6.联系人负责撰写报道稿,并在来访工作结束后三天内将文字稿和图片发送到外事秘书邮箱。外事秘书负责将稿件和图片送学院领导审阅后,交学院网站管理员发布,同时上报学校国际交流与合作处。

7.由学校或国家外专局经费支持的外事来访计划,联系人需整理完所有发票后交给外事秘书,外事秘书负责报送国际交流与合作处签批并安排报帐。