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行政事务管理服务
发布时间:2014-06-03
(一)学术交流活动服务程序
1.  联系人(指邀请专家、教授来学院作学术报告的具体负责人)在邀请的专家、教授来访前一周将接送的具体时间地点、住宿酒店、其他活动安排等通知学院办公室。
2.  学院办公室报请学院主管领导审批后,组织协调学术活动的相关工作。
3.  联系人负责来访专家、教授的接送、住宿酒店和其他活动安排。
4.  联系人或指定另一负责老师或学生在学术报告的前2~3天到学院办公室办理使用会议室的登记,填写《药学院会议室使用登记表》。
5.  联系人在学术报告的前2~3天将学术报告题目、报告人、时间、地点、专家教授简介等内容设计成学术海报的格式发至学院指定的邮箱内(办公室主任邮箱),同时电话告知学院办公室。
6.  学院办公室通知科研秘书制作学术海报并张贴在相关学院,如医学院、第一临床医学院、生科院和药学院,同时上报学校科研处,办理在学校网页发布信息等。
7.  办公室在学术报告的前一天在学院电子显示屏上再次发布学术报告信息,行政秘书准备会议室(电脑、音响、激光笔、茶水、空调等)。
8.  联系人会同研究生或本科生工作秘书协商,并通知研究生或本科生参加学术报告活动。
9.  联系人或指定另一负责老师或学生在学术报告开始前一小时到学院办公室领取钥匙开门,做好电脑、投影仪开机、拷贝PPT等工作。行政秘书做好其它服务工作。
10.  学术报告结束后,联系人及时归还钥匙并告知行政秘书,行政秘书应及时关好门窗、关闭电源、整理桌椅和地面保洁。
11.  学术报告当天,学院在校内宴请作学术报告的专家教授一次,由学院办公室负责安排。
12.  联系人在学术报告结束后的三日内,将学术交流活动报道文字稿和图片发送到办公室指定邮箱(同上)。报道稿经学院领导审核签字后,由办公室主任发送到学院或学校网站上发表。
13.  学术交流活动经费除从教师科研项目对应部分中支出外,联系人也可向学校科技处申请。
具体申请程序如下:
(1)   前一年底(约12月中旬)由各系、所、中心等院内单位负责人指定专人填报《药学院××××年度学术交流活动经费预算表》提交学院科研秘书,汇总后,由科研主管院长审定。
(2)   汇总的《药学院××××年度学术交流活动经费预算表》提交学校科技处,科技处将对申请的预算进行审核,并通知批复情况。
(3)   举办学术报告(讲座)时,联系人需提前一周在科技处网站下载填写《暨南大学学术讲座经费资助申请表》。下载路径:科技处网站http://kjc.jnu.edu.cn/→下载中心→其它→《暨南大学学术讲座经费资助申请表》。
(4)   联系人将申请表上报学院科研主管院长审核签字后,由科研秘书提交科技处综合科。
(5)   如获批准,此申请表交由科研秘书并与报销票据一并提交科技处综合科进行相关报销事宜。
 
(二)敦聘兼职、客座和名誉教授服务程序
1.  联系人(指提出敦聘兼职、客座和名誉教授单位的具体负责人)在学校人力资源开发与管理处网页上下载《暨南大学聘任申请表》,填写好“一般情况、兼任教学工作计划和合作科研计划”等栏目,经所在系(所)签署意见后,连同2名正教授推荐信、受聘人职称证书复印件一并送学院办公室主任。
2.  学院办公室报请院长,并经学院行政办公会议讨论通过后,报送学校人力资源开发与管理处及主管校长。如获学校审批通过,取回聘书、校徽并通知联系人。
3.  联系人确定被敦聘教授来校的具体时间、住宿酒店和其他活动安排,通知学院行政秘书。
4.  办公室主任根据学校要求用“OA系统”向校秘书科请示出席颁发聘书的校领导,并拟出敦聘仪式程序。
5.  办公室主任落实参加敦聘仪式的学校和学院领导,通知行政秘书准备会议室(制作会场横幅、主席台座位牌、准备电脑、音响、茶水、空调等),并做好会场服务。
6.  联系人在敦聘仪式结束后的三日内,将会议报道文字稿和图片发送到办公室主任邮箱。报道稿经学院领导审核签字后,由办公室主任分别发送到学校和学院网站。
 
(三)人才引进服务程序
1.  学院根据校人力资源开发与管理处通知,做好下年度的引进人才计划。学院办公室将《暨南大学进人计划表》转发到学院各系、所(中心),各单位根据教学科研及管理工作的需要,按要求认真填写本单位拟引进人员的岗位、专业领域、人数、层次、学历、职称、年龄、岗位要求条件(引进理由)等,按时交学院办公室。
2.  学院办公室汇总各单位提交的进人计划,并安排召开人才工作委员会成员会议,讨论和确定下年度进人计划,报学校审批。
3.  对经学校批准的进人计划,将由用人单位拟写《招聘启事》,经学院主管领导审查后,分别在校园网和学院网页上发布招聘信息。
4.  院办公室接受和汇总竞聘者的简历,并提交用人单位及学院人才工作委员会讨论确定多名优秀竞聘者进行面试。
5.  学院召开人才工作委员会成员会议,分别听取竞聘者的报告并提问。在充分讨论的基础上,投票表决决定引进人选。
6.  通知拟引进人员填写暨南大学引进人员审批表,经所在系、所(中心)及学院签署意见后,连同个人简历、代表论文的复印件和图书馆检索证明、主持项目的合同书或计划书、奖励、专利等证明材料上报学校人力资源开发与管理处。
7.  学院准备参加学校的引进人才工作会议的汇报材料。
8.  通知经学校人才工作小组会议批准引进的人员来院报到,并办理相关的报到手续。
 
(四)外事来访服务程序
1.  根据学校国际交流与合作处的通知,于头年年底(约12月份)学院外事工作秘书组织各部门申报下年度中、短期外专来访计划,汇总后向学校国际交流与合作处提交,并向国家外专局进行项目经费申请。
2.  联系人(指邀请外宾的具体负责人)在外宾来访前两周在学校国际交流与合作处网页上下载并填写《来访人员申请表》或者《短期外专申请表》,经所在系(所)签署意见后送学院外事秘书。
3.  外事秘书在外宾来访前10天,按经费的出处(国际交流与合作处、国家外专局或其它的经费支持)分别报送学院领导或者学校国际交流与合作处审批,并将批复结果告知联系人。
4.  联系人将来访人员具体的来校时间、地点、住宿酒店等信息提交给外事秘书,并注明是否需要协助安排来访期间的住宿、陪同等工作。安排做学术报告的必须提交报告人的简历和报告题目给学院办公室。
5.  学院办公室负责落实学术报告宣传和报告会场,包括会场横幅、投影仪、激光笔、电脑、音响、茶水、空调等事宜。
6.  联系人负责撰写报道稿,并在来访工作结束后三天内将文字稿和图片发送到外事秘书邮箱。外事秘书负责将稿件和图片送学院领导审阅后,交学院网站管理员发布,同时上报学校国际交流与合作处。
7.  由学校或国家外专局经费支持的外事来访计划,联系人需整理完所有发票后交给外事秘书,外事秘书负责报送国际交流与合作处签批并安排报帐。
 
(五)国内进修、公派出国及出国留学服务程序
1.  学院及时转发学校人力资源开发与管理处发布的申报国内进修、公派出国及出国留学等信息。
2.  申请人按要求下载并填写相关的申报表,及时上交所在系、所、中心,经批准同意后,上交学院办公室。
3.  学院办公室在收齐申报材料后,报请学院领导,并经学院行政办公会议讨论决定。
4.  学院同意后,将申报表及相关材料的纸质版和电子版一并上报学校人力资源开发与管理处。
5.  学校批复后,通知申请人办理相关手续。
说明:
1.  国内进修指教工在国内参加研究生课程班学习、攻读硕士学位(包括高校教师在职攻读硕士学位、专业硕士学位)、博士学位、从事博士后研究以及在国内外著名高校或科研机构做访问学者等。
2.  公派出国中也包括科研项目资助的出国。
 
(六)校内考核工作程序
1.  学院转发学校发布的年度考核工作通知,并领回《教师工作考核登记表》,发放给全体教师。
2.  教师按规定的时间和要求将考核年度的本科和研究生教学工作量、科研工作量(包括科研项目、专利、发表的论文等)进行网上填报和核对。
3.  教师按要求填写《教师工作考核登记表》,由各系、所、中心工作秘书核收。各系、所、中心负责人组织本单位全体教师进行考核评分,同时按本单位教师人数10%的比例评选出年度优秀教师,并将考核结果填入《教师工作考核登记表》的系、所、中心考核栏内,经系、所、中心负责人签章后交学院办公室。
4.  学院办公室行政秘书核收材料无误后,由办公室主任提请院长召开学院考核工作小组成员会议,对全院教师的年度考核进行审议,并对各单位上报的优秀教师名单进行投票表决。
5.  考核结果经公示无异议后,由考核小组组长填写院系考核意见并签字盖章,分别将考核表和单位考核成绩汇总表纸质版和电子版交人力资源开发与管理处。
 
(七)职称评审工作程序
1.  学院办公室根据学校人力资源开发与管理处的统一安排,转发有关职称评审信息。
2.  申报职称的教职工在人力资源开发与管理处网页上下载并填写《暨南大学专业技术资格评审推荐表》(A3纸打印)和《送专家鉴定代表作申请表》。
3.  在学院办公室职评工作人员处领取并填写《暨南大学专业技术申报表》及《证书、证明材料》。
4.  将上述申报材料连同论文原件(即符合晋升条件所需论文)、送审论文原件、科研项目合同书提交学院办公室职评工作人员。
说明:《送专家鉴定代表作申请表》贴于大信封袋封面(信封口朝上),被三大索引收录的论文需提供图书馆检索证明、送审论文提交复印件(申请副高及以上职称需二篇论文,一式3份;中级职称交一篇论文,一式2份。需复印论文发表刊物的封面、目录、文章及封底)。《送专家鉴定代表作申请表》(贴在信封表面)中的申报人姓名需用铅笔填写,但在下面“任现职以来完成的主要论文、论著和科研项目、获奖等”栏目中不要出现申报人姓名,只标注为第几作者。送审论文复印件中不能出现申报人的姓名(包括目录、作者栏、中英文简介中的姓名均需涂去)。
5.  学院办公室职评工作人员将相关材料分别送教学、科研部门审核。
6.  申请破格晋升人员需递交申请破格晋升职称的报告。报告需由本单位主管领导和学院主管领导签字、盖章,并附个人简历和任现职以来业绩情况。
7.  晋升材料在院内公示后,召开系评小组会议,经评审通过的材料连同符合晋升条件人员的评审费一并上交人力资源开发与管理处师资科职聘办。
8.  送审论文结果反馈回来后,学院召开院级职称评审分委会(综合学科组成员),由参加晋升的教师进行公开答辩,分委会根据学校下达的晋升比例投票表决,其结果上报人力资源开发与管理处师资科职聘办。
9.  学校召开学校高评委委员会议。
 
(八)学院财务报销程序
1.  经手人提交经费使用报告到办公室,学院办公室提请院务会讨论或报请主管领导批准,方可安排经费开支。发票需有经手人和证明人签字,发生费用的发票由经手人或办公室行政秘书整理并填写报帐单后,交办公室主任审核确认。
2.  办公室主任报请财务主管院长审批后,根据发票内容填写经费卡号,交由行政秘书登记。
3.  行政秘书经核对手续齐全后,方可安排到学校财务处报销。
 
(九)会议室使用程序
1.  各单位因工作需要使用学院会议室(包括204、214、224室),必须指定负责老师或者学生提前一天到学院办公室进行登记,填写《药学院会议室使用登记表》。
2.  学院办公室根据先登记先使用的有序原则安排使用。
3.  学院办公室工作人员保证会议室音响、投影和空调等设备的正常使用,并提供饮用水、激光笔等。使用人如根据会议内容的实际需要,向学院办公室提出特殊需要准备的其它物品(如准备水果、饮料、名牌等),需向办公室主任提出申请。
4.  会议室使用人必须在会议开始前提前一小时到学院办公室领取钥匙开门,并做好电脑开机、拷PPT等工作。
5.  会议结束后,会议室使用人必须关好门窗、关闭电源、摆放好桌椅、并及时归还钥匙。
 
(十)办公设备及公共设施维修程序
1.  学院办公室负责学院所属教研室、实验教学中心、学院机关的教学和行政办公设备(家具)及公共设施的维修工作,各研究所(中心)的办公家具和设备原则上从有关科研经费的相关开支条目中支出。
2.  根据办公设备(家具)使用人提供的损坏信息,报给办公室行政秘书。如果设备(家具)损坏程度严重需要更换,须报办公室主任,得到同意后,办公室行政秘书方可处理。
3.  学院办公室在确认损坏的程度和部位后,及时与相关维修单位联系,确定上门维修时间,尽快解决问题。
4.  电脑、打印机、传真机和复印机的维修根据保密规定,需到学院行政秘书处填写维修情况登记表,才可安排维修。
5.  办公设备(家具)维修发票必须由使用人和经手人在发票背面签名确认,并交办公室行政秘书。
 
(十一)学院订车服务程序
1.  学院用车必须由经手人向办公室主任提出申请,经批准后办公室行政秘书方可向学校车队进行申请登记(经手人必须提供用车时间、人数、上车地点、去往地、联系人电话等相关信息)。
2.  在申请登记用车后,经手人必须在确定的时间和地点上车。如有变化要及时通知办公室行政秘书,由行政秘书与学校车队沟通进行更改。
3.  若临时取消用车,需报告行政秘书,以便及时与校车队联系注消。
4.  学院公共或行政事务用车的费用,由学院行政经费中报销,因个人或科研团队事务用车,可由学院公室帮助联系预订,但费用须自行支付。